Wer 30.000 Kilometer im Jahr betrieblich fährt, kann dafür 15.000 Euro als Betriebsausgabe ansetzen. Wer diese Fahrten nicht belegen kann, bekommt nichts. Genau an diesem Punkt entscheidet sich, ob ein Fahrtenbuch eine lästige Pflichtübung ist oder das Dokument mit dem besten Stundenlohn im ganzen Unternehmen.
Vier Situationen, in denen Sie in Österreich ein Fahrtenbuch brauchen
Eine allgemeine gesetzliche Fahrtenbuchpflicht gibt es in Österreich nicht. Es gibt aber vier Konstellationen, in denen ohne Aufzeichnungen Geld verloren geht oder Ärger entsteht.
Erstens: das Kilometergeld. Nutzen Sie Ihr privates Fahrzeug zu weniger als 50 Prozent betrieblich, bleibt es Privatvermögen. Abgerechnet wird dann über das amtliche Kilometergeld - und dafür verlangt das Finanzamt laut BMF „ein Fahrtenbuch oder sonstige Unterlagen zum Nachweis der für das Unternehmen gefahrenen Kilometer“.
Zweitens: der halbe Sachbezug. Fährt ein Dienstnehmer den Firmenwagen nachweislich weniger als 500 Kilometer pro Monat privat, halbiert sich der Sachbezug. Der Nachweis läuft in der Praxis über das Fahrtenbuch.
Drittens: die Trennung betrieblich/privat beim eigenen Betriebsfahrzeug. Liegt die betriebliche Nutzung über 50 Prozent, gehört das Auto ins Betriebsvermögen, und die tatsächlichen Kosten sind absetzbar - abzüglich des Privatanteils. Diesen Anteil müssen Sie beziffern können, und zwar nicht mit einer Schätzung am Jahresende.
Viertens, und das wird oft übersehen: die Lenkerauskunft. Nach § 103 Abs 2 KFG muss der Zulassungsbesitzer der Behörde auf Verlangen bekannt geben, wer das Fahrzeug zu einem bestimmten Zeitpunkt gelenkt hat. Wer mehrere Mitarbeiter auf dasselbe Auto setzt und keine Aufzeichnungen führt, kann diese Auskunft nicht erteilen - und die Strafe für die verweigerte Auskunft ist regelmäßig höher als die für das ursprüngliche Delikt. Eine behördlich angeordnete Fahrtenbuchauflage wie in Deutschland nach § 31a StVZO kennt das österreichische Recht dagegen nicht.
Was in jede einzelne Zeile gehört
Die Pflichtangaben pro Fahrt sind überschaubar, und genau deshalb fallen Lücken sofort auf:
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand bei Beginn und bei Ende
- Ausgangspunkt und Zielort, jeweils mit Adresse oder eindeutiger Ortsangabe
- Zweck der Fahrt, mit Name des Geschäftspartners oder Kunden
- gefahrene Kilometer, getrennt nach betrieblich und privat
- bei mehreren Nutzern: wer am Steuer saß
Der häufigste Ablehnungsgrund ist der Zweck. „Kundentermin“ ist keine Angabe, sondern eine Kategorie. „Fa. Huber, Wartungstermin Anlage 2″ ist eine. Ein Prüfer, der drei Einträge stichprobenartig gegen Ihre Ausgangsrechnungen hält, sieht in zwei Minuten, ob das Buch mitgeführt oder nachträglich erfunden wurde.
Privatfahrten müssen mit, auch wenn sie steuerlich nichts bringen. Ein Fahrtenbuch, in dem zwischen zwei betrieblichen Fahrten 140 Kilometer fehlen, ist kein lückenloses Fahrtenbuch mehr - und lückenlos ist der Maßstab.
Warum die Excel-Tabelle im Ernstfall durchfällt
Für digitale Aufzeichnungen gilt § 131 BAO. Bücher und Aufzeichnungen sind „der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht“ zu führen, und ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können. Für Aufzeichnungen auf Datenträgern verlangt § 131 BAO zusätzlich, dass Eintragungen nicht so verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist. Änderungen müssen protokolliert werden.
Eine offene Excel-Datei erfüllt keinen dieser Punkte. Sie können jede Zelle nachträglich überschreiben, ohne dass irgendwo eine Spur bleibt. Solange niemand nachfragt, fällt das nicht auf. In einer Betriebsprüfung ist es der Grund, warum das ganze Konvolut aus der Bemessungsgrundlage fliegt - nicht einzelne Fahrten, sondern die gesamte Aufzeichnung.
„Zeitgerecht“ ist übrigens kein Gummibegriff: Für monatlich zu führende Aufzeichnungen nennt das Gesetz einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendermonats. Wer im Jänner drei Tage vor der Schlussbesprechung das Fahrtenbuch für das Vorjahr tippt, hat kein Nachweisproblem, sondern gar keinen Nachweis.
Aufbewahrt wird sieben Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Aufzeichnungen gelten (§ 132 BAO). Bei einer Software heißt das: Sie brauchen einen Export, der auch dann noch lesbar ist, wenn Sie den Anbieter längst gewechselt haben. PDF und Excel, nicht nur ein Login.
Kilometergeld: 0,50 Euro - und seit 1. Juli 2025 die Kürzung bei Zweirädern
Zum 1. Jänner 2025 wurden die amtlichen Kilometergelder erstmals seit Jahren angehoben und vereinheitlicht. Ein halbes Jahr später wurde ein Teil davon wieder zurückgenommen, was in vielen Reisekostenrichtlinien bis heute nicht angekommen ist.
| Verkehrsmittel | bis 31.12.2024 | 1.1. bis 30.6.2025 | seit 1.7.2025 |
|---|---|---|---|
| PKW | 0,42 € | 0,50 € | 0,50 € |
| Motorrad, Motorfahrrad | 0,24 € | 0,50 € | 0,25 € |
| Fahrrad, E-Bike | 0,38 € | 0,50 € | 0,25 € |
| je mitbeförderter Person | 0,05 € | 0,15 € | 0,15 € |
Beim PKW sind maximal 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr abrechenbar, beim Fahrrad 3.000. Die Sätze und die Historie stehen so auf oesterreich.gv.at, Stand 1. Jänner 2026.
Ein Rechenbeispiel: Eine selbständige Vertriebsberaterin fährt 22.000 betriebliche Kilometer im Jahr mit dem eigenen Auto. Das ergibt 11.000 Euro Kilometergeld als Betriebsausgabe. Bei einem Grenzsteuersatz von 40 Prozent sind das 4.400 Euro weniger Steuer - für Aufzeichnungen, die pro Fahrt vielleicht 20 Sekunden kosten. Angestellte bekommen denselben Betrag vom Dienstgeber steuerfrei ersetzt, sofern er ihn zahlt; tut er es nicht, bleibt der Weg über die Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung. Wer über 30.000 Kilometer kommt, rechnet ohnehin besser mit den tatsächlichen Kosten, braucht dann aber erst recht die Aufteilung zwischen betrieblich und privat.
Das Kilometergeld deckt alles ab: Abschreibung, Treibstoff, Service, Versicherung, Parkgebühren im Rahmen der Fahrt. Wer daneben noch Tankrechnungen absetzt, doppelt - und das fällt bei jeder Prüfung auf.
Einzelunternehmer: die 50-Prozent-Grenze entscheidet, wie gerechnet wird
Für EPU und Einzelunternehmerinnen hängt alles an einer Zahl. Liegt die betriebliche Nutzung unter 50 Prozent, bleibt das Auto Privatvermögen, und abgerechnet wird über das Kilometergeld. Liegt sie darüber, ist das Fahrzeug notwendiges Betriebsvermögen: Dann wandern die tatsächlichen Kosten in die Buchhaltung - Abschreibung über acht Jahre, Treibstoff, Versicherung, Service - und der Privatanteil wird als Eigenverbrauch wieder herausgerechnet.
Beide Wege brauchen dieselbe Grundlage. Im ersten Fall müssen Sie die betrieblichen Kilometer belegen, im zweiten die privaten. Wer sich die Wahl offenhalten will, führt das Fahrtenbuch von Anfang an vollständig und rechnet am Jahresende beide Varianten durch. Bei einem gebrauchten Kleinwagen mit 25.000 betrieblichen Kilometern gewinnt fast immer das Kilometergeld; bei einem geleasten Neuwagen mit hohen Fixkosten und moderater Fahrleistung kippt es in die andere Richtung.
Dieselben Aufzeichnungen tragen auch die Reisekosten. Seit 1. Jänner 2025 liegt das Taggeld im Inland bei maximal 30 Euro pro Tag statt bisher 26,40 Euro, das Nächtigungsgeld bei 17 statt 15 Euro. Eine Reise im steuerlichen Sinn beginnt laut USP ab 25 Kilometer Entfernung vom Betriebsort und ab drei Stunden Dauer; abgerechnet wird mit einem Zwölftel je angefangener Stunde, also 2,50 Euro, ab elf Stunden der volle Satz. Wer denselben Ort öfter als 15 Mal im Jahr oder länger als fünf Tage am Stück ansteuert, verliert dort den Anspruch - der Ort wird zum weiteren Mittelpunkt der Tätigkeit. Ohne Fahrtenbuch merkt das niemand, bis der Prüfer die Wiederholungen zählt.
Der halbe Sachbezug ist der größte Hebel
Beim Firmenwagen mit Privatnutzung beträgt der Sachbezug 2 Prozent der tatsächlichen Anschaffungskosten pro Monat, gedeckelt mit 960 Euro. Bleibt das Fahrzeug unter dem CO2-Grenzwert - für Anschaffungen ab 2025 sind das 126 g/km nach WLTP -, sind es 1,5 Prozent und maximal 720 Euro. Reine Elektrofahrzeuge sind vom Sachbezug befreit. Die Details stehen bei der WKO.
Wer den Wagen im Monat weniger als 500 Kilometer privat bewegt - Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zählen dazu -, kommt mit dem halben Satz durch: 1 Prozent statt 2, höchstens 480 Euro, beziehungsweise 0,75 Prozent und höchstens 360 Euro.
Was das konkret wert ist: Bei einem Firmenwagen mit 48.000 Euro Anschaffungswert liegt der volle Sachbezug bei 960 Euro monatlich. Halbiert sind es 480 Euro. Die Differenz von 5.760 Euro im Jahr ist Bemessungsgrundlage für Lohnsteuer und Sozialversicherung - je nach Einkommen bleiben dem Dienstnehmer dadurch grob 2.000 bis 2.500 Euro netto mehr, und der Dienstgeber spart die Lohnnebenkosten auf denselben Betrag.
Noch weiter geht der sogenannte Mini-Sachbezug: 0,67 Euro pro privat gefahrenem Kilometer über dem CO2-Grenzwert, 0,50 Euro darunter, mit Chauffeur 0,96 beziehungsweise 0,72 Euro. Ansetzbar ist er nur, wenn dabei ein um mehr als 50 Prozent geringerer Wert herauskommt als beim halben Sachbezug. Bei 100 Privatkilometern im Monat sind das 50 Euro gegenüber 480 - die Bedingung ist locker erfüllt.
Der Haken steht in der Sachbezugswerteverordnung: Für den Mini-Sachbezug müssen sämtliche Fahrten lückenlos im Fahrtenbuch stehen. Reiseberichte, die der VwGH beim halben Sachbezug als ergänzenden Nachweis akzeptiert, genügen hier nicht. Das Bundesfinanzgericht hat am 8. Februar 2021 zu RV/3100441/2018 klargestellt: Fehlen Zielpunkte oder Fahrtzweck, ist der Mini-Sachbezug weg - und es bleibt beim vollen Wert.
Der Wartungserlass zu den Lohnsteuerrichtlinien hat die Anforderungen an die Dokumentation ab 2026 weiter präzisiert. Grant Thornton fasst die Klarstellungen zu Firmenfahrzeugen so zusammen: schriftliches Privatnutzungsverbot im Dienstvertrag, nachvollziehbare Dokumentation der Nutzung, und - der Punkt, an dem die meisten Betriebe scheitern - eine regelmäßige Kontrolle dieser Aufzeichnungen, die selbst wieder dokumentiert ist.
Beim E-Auto entfällt der Sachbezug, der Nachweis nicht
Null Gramm CO2 bedeutet null Sachbezug, und das verleitet dazu, das Fahrtenbuch gleich mitzustreichen. Nur hängt daran mehr als der Sachbezug. Beim E-Auto ist der Vorsteuerabzug möglich, anders als beim Verbrenner-PKW, wo er grundsätzlich ausgeschlossen ist. Bis 40.000 Euro brutto steht er voll zu, zwischen 40.000 und 80.000 Euro wird der Luxusanteil als Eigenverbrauch besteuert, über 80.000 Euro entfällt er ganz. Bei einem E-Auto um 60.000 Euro rechnet die WKO 3.333,33 Euro Eigenverbrauchsbesteuerung vor.
Der Vorsteuerabzug setzt unternehmerische Nutzung voraus, und die Aufteilung zwischen unternehmerisch und privat müssen Sie belegen können. Dasselbe gilt für die laufenden Kosten und für die Frage, ob das Fahrzeug überhaupt ins Betriebsvermögen gehört. Wer beim KFZ-Leasing die Raten als Betriebsausgabe ansetzt, braucht denselben Nachweis.
Automatische Erfassung per GPS - und wo das Arbeitsrecht die Grenze zieht
Automatisch aufgezeichnete Strecken sind der Hauptgrund, warum digitale Fahrtenbücher überhaupt funktionieren. Bei Dienstfahrzeugen ist die Ortung aber kein reines IT-Thema.
Der OGH hat am 22. Jänner 2020 zu 9 ObA 120/19s entschieden: Ein Arbeitgeber hatte in Dienstfahrzeugen, die auch privat genutzt werden durften, ein GPS-System eingebaut, das rund um die Uhr Daten übertrug - einsehbar für mehrere Personen im Unternehmen. Der Mitarbeiter bekam 400 Euro pro Monat, insgesamt 2.400 Euro immateriellen Schadenersatz nach § 1328a ABGB. Die Kontrollmaßnahme berühre die Menschenwürde, weil damit die vom Arbeitnehmer eingebrachte Privatsphäre kontrolliert werde, hielt der OGH fest.
Praktisch heißt das: Kontrollmaßnahmen, die die Menschenwürde berühren, dürfen nur mit Zustimmung eingeführt werden - im Betrieb mit Betriebsrat über eine Betriebsvereinbarung nach § 96 Abs 1 Z 3 ArbVG, sonst über die schriftliche Zustimmung jedes betroffenen Mitarbeiters. Dazu kommt eine Regelung für Privatfahrten - üblicherweise ein Privatmodus, der die Ortung abschaltet und nur die Kilometersumme protokolliert - und eine klare Aussage, dass Zufallsfunde wie Geschwindigkeitsüberschreitungen nicht ausgewertet werden. Wer das sauber aufsetzt, bekommt die Aufzeichnung geschenkt. Wer es überspringt, riskiert Schadenersatz je Mitarbeiter und Monat.
Papier, Excel oder App - was in der Praxis hält
| Papierheft | Excel | Fahrtenbuch-App | |
|---|---|---|---|
| Unveränderbarkeit (§ 131 BAO) | gegeben, solange nicht radiert wird | nicht gegeben | über Sperrfrist und Audit-Log |
| Aufwand je Fahrt | 30 bis 60 Sekunden, im Auto | abends nachtragen, wenn man daran denkt | Strecke automatisch, Zweck in Sekunden |
| typischer Schwachpunkt | verlorene oder unleserliche Hefte | Lücken und nachträgliche Korrekturen | Zweck bleibt leer, Modell nicht unterstützt |
| Auswertung fürs Jahresende | Handarbeit | Formelbastelei | Export auf Knopfdruck |
Das Papierheft ist rechtlich unproblematisch und praktisch das schwächste Glied - es wird vergessen, es liegt im anderen Auto, es überlebt keine sieben Jahre im Handschuhfach. Excel ist der häufigste und riskanteste Weg: bequem in der Erfassung, wertlos im Streitfall, weil sich jede Zeile spurlos ändern lässt. Eine App löst beides, wenn sie zwei Dinge kann - Einträge nach einer Frist sperren und jede Änderung protokollieren.
Empfehlung: fahrtenbuch.at
Von den Lösungen am österreichischen Markt trifft fahrtenbuch.at die Anforderungen der BAO am direktesten - und das ist der Punkt, an dem sich Fahrtenbuch-Software entscheidet, nicht an der Zahl der Auswertungen.
Der Kern ist eine Sperrfrist: Einträge werden nach sieben Tagen versiegelt und sind danach nicht mehr veränderbar, Korrekturen laufen über Storno und dokumentierte Neuanlage. Jede Aktion landet mit Zeitstempel, Benutzer-ID und IP-Adresse in einem Audit-Log. Genau diese beiden Eigenschaften - Unveränderbarkeit und Protokollierung - verlangt § 131 BAO, und genau daran scheitert jede Tabellenkalkulation. Die Pflichtfelder Datum, Start, Ziel, Kilometerstand und Zweck werden beim Speichern validiert, statt sie später schmerzhaft nachzutragen.
Erfasst wird entweder manuell oder automatisch über die Smartcar-Schnittstelle, die direkt an die Herstellerdatenserver andockt und laut Anbieter mehr als 29 Automarken abdeckt. Kein OBD-Stecker, kein Dongle, keine Hardware im Fahrzeug - für Leasing- und Poolfahrzeuge ein spürbarer Unterschied. Kilometergeld und Diäten rechnet das System nach den aktuellen BMF-Sätzen aus, exportiert wird nach PDF, CSV und Excel in einer Form, die die Steuerberatung ohne Rückfragen übernehmen kann.
Die Tarife: Solo für 9,90 Euro im Monat mit einem Fahrzeug, Business für 24,90 Euro mit bis zu drei Fahrzeugen und fünf Nutzern, Flotte ab vier Fahrzeugen zu 8,90 Euro je Fahrzeug mit Rollenrechten und Schichtverwaltung. Alle Preise verstehen sich inklusive 20 Prozent Umsatzsteuer, für Vorsteuerabzugsberechtigte sind es also 8,25 Euro netto im Einstiegstarif. 14 Tage Test ohne Kreditkarte, monatlich kündbar. Betrieben wird der Dienst von der österreichischen KRUG software solutions GmbH, die Daten liegen nach Anbieterangabe in einem EU-Rechenzentrum.
Zwei Einschränkungen gehören dazu. Erstens deckt Smartcar nicht jedes Modell und nicht jeden Baujahrgang ab - das prüft man in der Testphase, nicht nach dem dritten Monat. Zweitens nimmt Ihnen keine Automatik den Fahrtzweck ab. Die Strecke kommt aus dem Fahrzeug, „Fa. Huber, Wartungstermin“ kommt von Ihnen, und die Sperrfrist von sieben Tagen ist der Grund, das auch wöchentlich zu erledigen.
Gegenrechnung: 118,80 Euro im Jahr im Solo-Tarif gegen 5.760 Euro Sachbezugsdifferenz bei einem Firmenwagen um 48.000 Euro. Selbst wenn das Fahrtenbuch nur den halben Sachbezug absichert, ist die Software um den Faktor 48 billiger als das, was sie ermöglicht.
Die fünf Fehler, an denen Fahrtenbücher in der Prüfung scheitern
Der Sammelzweck. Zehn Zeilen „Kundenbesuch“ hintereinander sind ein Muster, kein Nachweis. Name des Geschäftspartners, sonst nichts.
Die springenden Kilometerstände. Endstand einer Fahrt und Anfangsstand der nächsten müssen zusammenpassen. Jede Differenz ist eine nicht erfasste Fahrt - meist eine private.
Die Rekonstruktion am Jahresende. Ein an einem Nachmittag durchgeschriebenes Buch erkennt man an gleichmäßigen Kilometerständen und runden Zahlen. Zeitnahe Erfassung ist nicht Stil, sondern gesetzliche Anforderung.
Die fehlende Kontrolle beim Dienstwagen. Ein Privatnutzungsverbot im Dienstvertrag ohne dokumentierte Kontrolle schützt den Dienstgeber ab 2026 nicht mehr. Halten Sie fest, wer wann welche Aufzeichnung geprüft hat.
Der Export, den es nicht mehr gibt. Sieben Jahre sind länger als die meisten Software-Abos. Exportieren Sie jedes Jahr nach Abschluss einmal alles nach PDF und legen Sie es zu den Belegen - zusammen mit dem übrigen Steuerjahr.
Der Umstieg dauert eine Woche, nicht ein Quartal
Wer heute auf Papier oder Excel unterwegs ist, stellt am sinnvollsten zum Monatsersten um: Kilometerstand aller Fahrzeuge notieren, Altbestand als PDF sichern und weglegen, ab dem Ersten nur noch digital erfassen. Parallelbetrieb über Monate erzeugt genau die Lücken, die später niemand mehr schließen kann.
Bei Dienstfahrzeugen kommt ein Schritt davor: die Zustimmung der Mitarbeiter beziehungsweise die Betriebsvereinbarung, schriftlich, samt Regelung für den Privatmodus. Das dauert eine Besprechung. Der Schadenersatz aus dem OGH-Fall hätte zwanzig Jahre Solo-Tarif finanziert. Die Grundlagen zum Führen eines Fahrtenbuchs ändern sich dadurch nicht - nur die Frage, ob die Aufzeichnung im Ernstfall hält.