UID-Nummer Österreich: Dein Schlüssel zum EU-Binnenmarkt

Du startest gerade mit deinem Unternehmen in Österreich durch oder planst die ersten Schritte in die Selbstständigkeit? Dann wirst du früher oder später über einen Begriff stolpern, der für deine geschäftlichen Aktivitäten, besonders im EU-Raum, von zentraler Bedeutung ist: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz UID-Nummer.

Keine Sorge, wenn das jetzt erstmal nach trockenem Bürokratie-Kram klingt. In diesem Artikel erklären wir dir praxisnah und Schritt für Schritt, was die UID-Nummer ist, warum sie so wichtig ist, wer sie braucht und wie du sie beantragst. Denn eines ist sicher: Ein gutes Verständnis der UID-Nummer kann dir viele Türen öffnen und spätere Komplikationen ersparen.

Was genau ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID)?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nummer) ist eine einzigartige Kennzeichnung für Unternehmen (und in bestimmten Fällen auch für nicht-unternehmerische juristische Personen), die im Rahmen des europäischen Umsatzsteuer-Kontrollverfahrens verwendet wird. Jedes EU-Mitgliedsland vergibt eigene UID-Nummern nach einem einheitlichen Format. In Österreich beginnt die UID-Nummer mit dem Länderkürzel „ATU“ gefolgt von acht Ziffern (z.B. ATU12345678).

Wichtig: Die UID-Nummer ist nicht dasselbe wie deine Steuernummer!

• Deine Steuernummer erhältst du von deinem zuständigen österreichischen Finanzamt. Sie dient der eindeutigen Identifizierung deiner Person oder deines Unternehmens für alle nationalen steuerlichen Angelegenheiten (Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, auch nationale Umsatzsteuer).
• Die UID-Nummer hingegen ist speziell für den umsatzsteuerlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der Europäischen Union (EU-Binnenmarkt) relevant.

Die rechtliche Grundlage für die UID-Nummer in Österreich findet sich primär im Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG 1994), insbesondere in Art. 28.

Funktionen der UID-Nummer: Mehr als nur eine Nummer

Die UID-Nummer erfüllt mehrere wichtige Funktionen, die dir als Unternehmer das Leben erleichtern und für eine korrekte steuerliche Abwicklung im EU-Raum sorgen:

1. Identifizierung als Unternehmer: Sie weist dich gegenüber Geschäftspartnern im EU-Ausland als umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer aus.
2. Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen: Wenn du als österreichischer Unternehmer Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land lieferst (B2B), kann diese Lieferung unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerfrei sein. Eine gültige UID-Nummer beider Geschäftspartner ist hierfür eine wesentliche Voraussetzung.
3. Innergemeinschaftliche Erwerbe: Wenn du Waren aus einem anderen EU-Land für dein Unternehmen erwirbst, unterliegt dieser Erwerb in Österreich der sogenannten Erwerbsteuer. Deine UID-Nummer wird hierfür benötigt.
4. Reverse-Charge-Verfahren: Bei bestimmten grenzüberschreitenden Dienstleistungen (sowohl empfangene als auch erbrachte) innerhalb der EU kommt es zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Das bedeutet, nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger muss die Umsatzsteuer abführen. Auch hier ist die UID-Nummer entscheidend.
5. Nachweis für Vorsteuerabzug: In bestimmten Konstellationen ist die UID-Nummer auch relevant für den Vorsteuerabzug.

Wer braucht eine UID-Nummer in Österreich?

Nicht jedes Unternehmen benötigt zwingend sofort eine UID-Nummer, aber in vielen Fällen ist sie unumgänglich oder zumindest sehr empfehlenswert:

• Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern erbringen (innergemeinschaftliche Lieferungen/sonstige Leistungen).
• Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen von Unternehmen aus anderen EU-Ländern beziehen (innergemeinschaftliche Erwerbe/sonstige Leistungen).
• Unternehmen, die die Lieferschwelle für Fernverkäufe an Privatpersonen in andere EU-Länder überschreiten. (Hinweis: Hier spielt auch der EU-One-Stop-Shop (EU-OSS) eine wichtige Rolle, der die Abwicklung vereinfacht.)
• Unternehmen, die die Erwerbsschwelle für innergemeinschaftliche Erwerbe überschreiten. Die Erwerbsschwelle liegt in Österreich (Stand Mitte 2025) bei 11.000 Euro pro Kalenderjahr. Auch bei Unterschreiten kann auf die Anwendung der Erwerbsschwelle verzichtet werden, was dann eine UID-Nummer erfordert.
• Kleinunternehmer: Auch wenn du als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit bist, benötigst du eine UID-Nummer, wenn du:
  • Dienstleistungen für Unternehmen in anderen EU-Ländern erbringst, bei denen der Leistungsort beim Empfänger liegt (Reverse Charge).
  • Dienstleistungen von Unternehmen aus anderen EU-Ländern empfängst, bei denen du die Umsatzsteuer schuldest (Reverse Charge).
  • Waren aus anderen EU-Ländern erwirbst und die Erwerbsschwelle von 11.000 Euro überschreitest oder auf deren Anwendung verzichtest.
  • Freiwillig zur Regelbesteuerung optierst.

Für rein nationale Geschäfte zwischen zwei österreichischen Unternehmern ist die Angabe der UID-Nummer auf der Rechnung nicht zwingend erforderlich, aber sie wird oft als Zeichen der Professionalität und zur eindeutigen Identifizierung genutzt.

Wie beantragt man eine UID-Nummer in Österreich? Schritt für Schritt

Die gute Nachricht: Die Beantragung einer UID-Nummer in Österreich ist in der Regel kostenlos. Zuständig ist dein Finanzamt.

Schritt 1: Voraussetzungen prüfen Du benötigst eine österreichische Steuernummer und musst deine unternehmerische Tätigkeit beim Finanzamt gemeldet haben.

Schritt 2: Antragsformular Der Antrag erfolgt in der Regel mit dem Formular U15 („Antrag auf Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“).

• Bei Neugründung: Oft kann die UID-Nummer direkt im Zuge der steuerlichen Erfassung (z.B. mit dem Formular Verf24 für Einzelunternehmen oder Verf15/16 für Gesellschaften) mitbeantragt werden. Dein Gründungsberater oder das Finanzamt können dir hierzu Auskunft geben.
• Bestehendes Unternehmen: Wenn du bereits eine Steuernummer hast, aber noch keine UID, reichst du das Formular U15 ein.

Schritt 3: Online-Beantragung über FinanzOnline Für viele Unternehmer ist die Beantragung auch elektronisch über FinanzOnline möglich. Dies ist oft der schnellste und einfachste Weg.

1. Logge dich in FinanzOnline ein.
2. Navigiere zum Menüpunkt „Eingaben“ > „Sonstige Anträge“ > „Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) – Antrag auf Erteilung/Verzicht (U15)“.
3. Fülle die erforderlichen Felder aus.

Schritt 4: Benötigte Angaben und Unterlagen In der Regel sind folgende Angaben notwendig:

• Name und Anschrift des Unternehmens
• Rechtsform
• Österreichische Steuernummer
• Beginn der unternehmerischen Tätigkeit
• Genaue Beschreibung der geplanten Tätigkeit (insbesondere im Hinblick auf EU-Geschäfte)
• Ggf. Nachweis der Unternehmereigenschaft (z.B. Gewerbeschein)

Schritt 5: Bearbeitung und Zuteilung Nach Prüfung deines Antrags teilt dir das Finanzamt deine UID-Nummer schriftlich mit. Die Dauer kann variieren, beträgt aber meist einige Tage bis wenige Wochen.

Checkliste: UID-Nummer beantragen – Was du bereithalten solltest:

• [ ] Österreichische Steuernummer vorhanden? (Falls nicht, zuerst diese beantragen)
• [ ] Genaue Unternehmensdaten korrekt? (Name, Anschrift, Rechtsform)
• [ ] Beginn der unternehmerischen Tätigkeit bekannt?
• [ ] Art der geplanten Tätigkeit klar definiert? (Insbesondere geplante Geschäfte mit EU-Ausland)
• [ ] Formular U15 ausgefüllt oder FinanzOnline-Zugang bereit?
• [ ] Ggf. Kopie des Gewerbescheins oder anderer Nachweise der Unternehmereigenschaft zur Hand?

Die UID-Nummer im Geschäftsalltag: Darauf musst du achten

Einmal erhalten, wird die UID-Nummer ein ständiger Begleiter in deinem unternehmerischen Alltag:

• Pflichtangabe auf Rechnungen:
  • Bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern musst du deine UID-Nummer und die deines Kunden auf der Rechnung angeben. Zusätzlich ist ein Hinweis auf die Steuerfreiheit notwendig (z.B. „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“).
  • Wenn du Dienstleistungen erbringst, bei denen das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommt und der Leistungsempfänger in einem anderen EU-Land sitzt, müssen ebenfalls beide UID-Nummern auf die Rechnung, zusammen mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft geht auf den Leistungsempfänger über“.
  • Auch bei Rechnungen über Beträge über 10.000 Euro an andere österreichische Unternehmer muss deine UID-Nummer angegeben werden.
• Prüfung der Gültigkeit von UID-Nummern deiner Geschäftspartner: Bevor du eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung durchführst, bist du verpflichtet, die Gültigkeit der UID-Nummer deines EU-Kunden zu überprüfen. Dies kannst du tun über:
  • FinanzOnline: In Österreich der empfohlene Weg.
  • MIAS (MwSt-Informationsaustauschsystem der Europäischen Kommission): Eine EU-weite Online-Datenbank. Die Bestätigungsanfrage und deren positives Ergebnis solltest du gut dokumentieren (Buchungsbeleg!). Ist die UID des Kunden ungültig, darfst du nicht steuerfrei liefern!
• Zusammenfassende Meldung (ZM): Erbringst du steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen oder bestimmte grenzüberschreitende Dienstleistungen (Reverse Charge) an Unternehmen in anderen EU-Ländern, musst du diese regelmäßig in der ZM an dein Finanzamt melden. Die UID-Nummern deiner Kunden sind hierbei essenziell.

UID-Nummer und das Ausland: EU vs. Drittland

Wie bereits erwähnt, ist die UID-Nummer primär für den Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb des EU-Binnenmarktes konzipiert.

• EU-Binnenmarkt: Hier entfaltet sie ihre volle Wirkung bei der Abwicklung von B2B-Geschäften, ermöglicht Steuerbefreiungen und regelt die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens.
• Drittländer (Nicht-EU-Staaten): Für Geschäfte mit Unternehmen in Drittländern (z.B. Schweiz, USA, China) hat die UID-Nummer keine direkte umsatzsteuerliche Funktion. Bei Exporten in Drittländer oder Importen aus Drittländern sind andere Dokumente und Nachweise relevant (z.B. Ausfuhrnachweise, Zollanmeldungen). Hier spielt die EORI-Nummer (Economic Operators Registration and Identification number) eine zentrale Rolle für Zollzwecke.

Sonderfälle und wichtige Hinweise für deine UID-Nummer

• Kleinunternehmer & UID: Überlege gut, ob du als Kleinunternehmer eine UID-Nummer benötigst oder freiwillig beantragen möchtest (z.B. um die Erwerbsschwelle nicht beachten zu müssen). Die Verwendung einer UID gegenüber einem EU-Lieferanten kann dazu führen, dass du Erwerbsteuer abführen musst, auch wenn du Kleinunternehmer bist! Lass dich im Zweifel beraten.
• Verlust oder Diebstahl: Ein direkter „Verlust“ der Nummer ist unkritisch, da sie deinem Unternehmen fest zugeordnet ist. Bei Verdacht auf missbräuchliche Verwendung deiner UID solltest du jedoch dein Finanzamt informieren.
• Änderung von Unternehmensdaten: Ändern sich Name, Anschrift, Rechtsform oder die Art deiner Tätigkeit, musst du dies deinem Finanzamt umgehend mitteilen, da dies auch Auswirkungen auf die Gültigkeit deiner UID-Daten haben kann.
• Folgen bei Missbrauch oder falschen Angaben: Falsche Angaben oder die missbräuchliche Verwendung von UID-Nummern können ernste steuerliche und rechtliche Konsequenzen haben, bis hin zu Nachzahlungen und Strafen.

Fazit: Die UID-Nummer – Ein Muss für dein EU-Geschäft

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist weit mehr als nur eine formale Kennzeichnung. Sie ist ein unerlässliches Werkzeug für alle österreichischen Unternehmer, die grenzüberschreitend im EU-Binnenmarkt tätig werden wollen oder müssen. Sie ermöglicht eine korrekte umsatzsteuerliche Behandlung von Lieferungen und Leistungen und ist Voraussetzung für viele Vereinfachungen und Steuerbefreiungen.

Unser Tipp für dich als junger Unternehmer: Setze dich frühzeitig mit dem Thema UID-Nummer auseinander. Prüfe, ob du eine benötigst, und beantrage sie rechtzeitig. Eine korrekte Handhabung von Beginn an erspart dir späteren Aufwand und mögliche Probleme mit dem Finanzamt oder Geschäftspartnern.

Die Welt der Steuern kann komplex sein, aber mit dem nötigen Wissen und einer guten Organisation meisterst du auch diese Herausforderung!