Eine saubere und übersichtliche Buchhaltung steht und fällt mit korrekt erfassten Einnahmen und Ausgaben. Die formalen Anforderungen an die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung regelt das Einkommensteuergesetz (§ 4 Abs. 3 EStG).
Einnahmen erfassen
Alle Einnahmen - Verkaufserlöse, Erlöse aus Dienstleistungen, Mieteinnahmen und sonstige betriebliche Einnahmen - gehören chronologisch nach Datum erfasst, jede mit Verweis auf die zugehörige Belegnummer. So lässt sich jede Einnahme jederzeit bis zum Beleg zurückverfolgen.
Ausgaben erfassen
Ausgaben werden ebenfalls nach Datum erfasst und mit Belegnummer versehen, zusätzlich aber nach Kategorien geordnet - etwa Löhne und Gehälter, Miete, Betriebskosten oder Wareneinkauf. Diese Kategorisierung zeigt auf einen Blick, wofür das Unternehmen Geld ausgegeben hat, und ist Voraussetzung für eine aussagekräftige Auswertung.
Rechnungen rechtssicher erstellen
Damit eine Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt und den Vorgaben des § 11 UStG entspricht, muss sie folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren bzw. Art und Umfang der Leistung
- Liefer- oder Leistungsdatum
- Entgelt (Nettobetrag) getrennt nach Steuersätzen
- Steuerbetrag, bezeichnet als Umsatzsteuer
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- UID-Nummer des leistenden Unternehmens
Übersteigt der Rechnungsbetrag 10.000 Euro und geht die Leistung an ein anderes Unternehmen, muss zusätzlich dessen UID-Nummer angeführt werden. Für Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro genügen vereinfachte Angaben - Ausstellungsdatum, Menge und Bezeichnung der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz.
Alle Rechnungen sind geordnet zu archivieren, damit sie bei einer Betriebsprüfung oder für die eigene Auswertung jederzeit greifbar sind. Wer bei einzelnen Rechnungsmerkmalen unsicher ist, klärt das am besten direkt mit der Steuerberatung, da fehlerhafte Rechnungen den Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährden können.