Steuerleitfaden für Unternehmer in Österreich: Wichtige Abgaben und Fristen im Blick

• Die wichtigsten Steuern: Als Unternehmer in Österreich sind vor allem die Einkommensteuer, die Umsatzsteuer und für GmbHs die Körperschaftsteuer relevant.
• Kleinunternehmerregelung: Bis zu einem Jahresumsatz von 35.000 Euro netto können Sie von der Umsatzsteuer befreit sein, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert.
• Sozialversicherung (SVS): Neben den Steuern sind die Beiträge zur Sozialversicherung der Selbständigen (SVS) ein wesentlicher und verpflichtender Kostenfaktor.
• Fristen sind entscheidend: Die pünktliche Abgabe von Erklärungen und die Zahlung von Vorauszahlungen (z. B. quartalsweise) über FinanzOnline sind essenziell, um Strafzuschläge zu vermeiden.
• Betriebsausgaben senken die Steuerlast: Alle geschäftlich veranlassten Ausgaben, von Büromaterial bis zu Reisekosten, können Ihren Gewinn und somit Ihre Steuerbelastung reduzieren.

Der Start in die Selbstständigkeit: Erste steuerliche Schritte

Der Schritt in die Selbstständigkeit ist aufregend, bringt aber auch administrative Pflichten mit sich. Der erste und wichtigste Weg führt Sie zum Finanzamt. Noch bevor Sie die erste Rechnung schreiben, müssen Sie Ihre unternehmerische Tätigkeit melden. Dies geschieht in der Regel durch den „Fragebogen zur Betriebseröffnung“ (Formular Verf24). In diesem Dokument geben Sie wesentliche Informationen zu Ihrer geplanten Tätigkeit und zur gewählten Rechtsform an. Das Finanzamt teilt Ihnen daraufhin eine Steuernummer zu. Falls Sie Umsätze mit anderen Unternehmen, insbesondere im EU-Ausland, tätigen werden, benötigen Sie zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nummer). Diese müssen Sie gesondert beantragen.

Die Wahl der Rechtsform

Eine der ersten strategischen Entscheidungen betrifft die Rechtsform. Die gängigsten Formen für Gründer sind das Einzelunternehmen und die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH).

• Einzelunternehmen: Hier haften Sie persönlich und unbeschränkt mit Ihrem Privatvermögen. Steuerlich wird Ihr Gewinn direkt über die Einkommensteuer erfasst. Diese Form ist unkompliziert und kostengünstig in der Gründung.
• GmbH: Die Haftung ist auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt. Der Gewinn der GmbH wird mit der Körperschaftsteuer besteuert. Schütten Sie sich einen Gewinn aus, fällt zusätzlich die Kapitalertragsteuer an. Die Gründung und laufende Verwaltung sind aufwendiger.

Parallel zur steuerlichen Erfassung müssen Sie sich bei der Sozialversicherung der Selbständigen (SVS) anmelden. Diese Anmeldung ist verpflichtend und sichert Ihre Kranken-, Pensions- und Unfallversicherung ab. Die Beiträge sind ein wesentlicher Kostenpunkt, den Sie von Anfang an in Ihrer Finanzplanung berücksichtigen müssen.

Die Einkommensteuer: Das Herzstück für Einzelunternehmer

Für Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften (OG, KG) ist die Einkommensteuer die zentrale Abgabe. Anders als bei einem Angestelltenverhältnis wird nicht ein Gehalt, sondern der unternehmerische Gewinn besteuert. Dieser Gewinn ist die Differenz zwischen Ihren Betriebseinnahmen und Ihren Betriebsausgaben. Die genaue Ermittlung des Gewinns hängt von Ihrer Buchführungsmethode ab.

Gewinnermittlung: Die Basis Ihrer Steuer

Für die meisten Gründer und kleineren Unternehmen ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung die gängigste Methode. Hier werden Einnahmen und Ausgaben zum Zeitpunkt ihres tatsächlichen Geldflusses erfasst. Ab bestimmten Umsatz- oder Gewinngrenzen wird die komplexere doppelte Buchführung (Bilanzierung) verpflichtend. Die korrekte Erfassung aller Betriebsausgaben ist hierbei entscheidend, da sie Ihre Steuerlast direkt senkt. Jeder Euro, den Sie als Betriebsausgabe geltend machen können, reduziert Ihren zu versteuernden Gewinn.

Der progressive Steuertarif und Vorauszahlungen

Die Höhe der Einkommensteuer richtet sich nach einem progressiven Tarif. Das bedeutet: Je höher Ihr Gewinn, desto höher der prozentuale Steuersatz. Einkommensteile bis 12.816 Euro (Stand 2024) sind steuerfrei. Darüber greifen gestaffelte Steuersätze von 20 % bis 55 %. Um eine hohe Nachzahlung am Jahresende zu vermeiden, schreibt das Finanzamt quartalsweise Vorauszahlungen vor. Diese werden auf Basis des Gewinns der Vorjahre oder einer Schätzung berechnet und sind jeweils am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November fällig. Besonders im ersten Jahr, wenn noch keine Daten vorliegen, ist es ratsam, selbst Geld für die voraussichtliche Steuerlast zur Seite zu legen.

Die Umsatzsteuer (USt): Ein durchlaufender Posten mit Tücken

Die Umsatzsteuer, oft auch als Mehrwertsteuer bezeichnet, ist eine Steuer, die auf fast alle Lieferungen und Leistungen in Österreich anfällt. Als Unternehmer heben Sie diese Steuer für das Finanzamt ein. Sie schlagen die USt auf Ihre Nettopreise auf und führen den eingenommenen Betrag an das Finanzamt ab. Die USt ist für Sie also ein durchlaufender Posten. Sie macht Ihr Produkt für den Endkunden teurer, sollte aber Ihren eigenen Gewinn nicht beeinflussen.

Vorsteuerabzug: Der große Vorteil für Unternehmer

Das System der Umsatzsteuer hat einen entscheidenden Mechanismus: den Vorsteuerabzug. Die Umsatzsteuer, die Sie selbst für betriebliche Einkäufe an andere Unternehmen zahlen (z. B. für Laptop, Büromaterial, externe Dienstleistungen), können Sie als Vorsteuer von der von Ihnen eingenommenen Umsatzsteuer abziehen. Die Differenz ist der Betrag, den Sie tatsächlich an das Finanzamt abführen müssen. Ist die gezahlte Vorsteuer in einem Zeitraum höher als die eingenommene Umsatzsteuer, erhalten Sie vom Finanzamt eine Gutschrift. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist immer eine ordnungsgemäße Rechnung des Lieferanten, die alle gesetzlichen Merkmale aufweist.

Umsatzsteuervoranmeldung (UVA)

Die Meldung und Abfuhr der Umsatzsteuer erfolgt regelmäßig über die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA). Der Meldezeitraum ist entweder das Quartal (bei einem Vorjahresumsatz bis 100.000 Euro) oder der Monat (bei einem Umsatz über 100.000 Euro). Die UVA muss bis zum 15. des übernächsten Monats elektronisch via FinanzOnline eingereicht und die Zahllast gleichzeitig entrichtet werden. Beispiel: Die UVA für das 1. Quartal (Jänner bis März) ist am 15. Mai fällig.

Die Kleinunternehmerregelung: Vereinfachung für den Start

Speziell für Gründer und Unternehmer mit geringen Umsätzen bietet der österreichische Gesetzgeber eine bedeutende Erleichterung: die Kleinunternehmerregelung. Diese Regelung befreit Sie von der Pflicht, Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen und an das Finanzamt abzuführen. Sie können diese Vereinfachung in Anspruch nehmen, solange Ihr Jahresumsatz die Grenze von 35.000 Euro netto nicht überschreitet. Ein einmaliges Überschreiten dieser Grenze um bis zu 15 % innerhalb von fünf Jahren wird toleriert.

Vorteile der Regelung

Der offensichtlichste Vorteil ist die massive administrative Entlastung. Sie müssen keine regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen (UVA) abgeben und die Rechnungslegung ist einfacher. Auf Ihren Rechnungen weisen Sie keine USt aus, müssen aber einen Hinweis auf die Steuerbefreiung anbringen (z. B. „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“). Wenn Ihre Kunden hauptsächlich Privatpersonen sind, verschafft Ihnen das einen Preisvorteil, da Ihre Leistung für den Kunden um den USt-Satz günstiger ist.

Nachteile und der Verzicht

Der größte Nachteil ist der Verlust des Vorsteuerabzugs. Da Sie keine Umsatzsteuer einheben, dürfen Sie auch keine Vorsteuer für Ihre betrieblichen Ausgaben vom Finanzamt zurückfordern. Das kann besonders in der Gründungsphase schmerzhaft sein, wenn hohe Investitionen (z. B. in Technik, Maschinen oder Geschäftsausstattung) anfallen. Zudem kann das Auftreten als Kleinunternehmer gegenüber großen Geschäftskunden (B2B) unter Umständen als weniger professionell wahrgenommen werden. Sie haben die Möglichkeit, freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten (Regelbesteuerungsantrag). Diese Entscheidung bindet Sie jedoch für fünf Jahre und sollte gut überlegt sein. Ein Verzicht ist sinnvoll, wenn Sie hohe Anfangsinvestitionen haben oder Ihre Kunden fast ausschließlich vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen sind.

Die Körperschaftsteuer (KÖSt) für Kapitalgesellschaften

Während Einzelunternehmer ihren Gewinn über die Einkommensteuer versteuern, unterliegen Kapitalgesellschaften wie die GmbH oder die Aktiengesellschaft (AG) der Körperschaftsteuer (KÖSt). Hier wird nicht die Privatperson, sondern die juristische Person, also die Gesellschaft selbst, besteuert. Dies ist ein fundamentaler Unterschied im Besteuerungssystem und einer der Hauptgründe, warum die Wahl der Rechtsform weitreichende Konsequenzen hat.

Besteuerung des Unternehmensgewinns

Die Bemessungsgrundlage für die KÖSt ist der im Jahresabschluss (Bilanz) ausgewiesene Gewinn der Gesellschaft. Auf diesen Gewinn wird ein fixer Steuersatz angewendet. Dieser betrug lange Zeit 25 %, wurde für 2023 auf 24 % und ab 2024 auf 23 % gesenkt. Im Gegensatz zur progressiven Einkommensteuer ist der KÖSt-Satz also unabhängig von der Höhe des Gewinns. Auch für die KÖSt müssen vierteljährliche Vorauszahlungen geleistet werden, um die Steuerlast gleichmäßig über das Jahr zu verteilen.

Mindest-KÖSt und Gewinnausschüttung (KESt)

Eine Besonderheit ist die Mindest-Körperschaftsteuer. Selbst wenn eine GmbH keinen Gewinn oder sogar einen Verlust erwirtschaftet, muss sie eine Mindeststeuer entrichten. Diese beträgt für nach dem 30.06.2013 gegründete GmbHs in den ersten fünf Jahren 500 Euro pro Jahr und danach 1.750 Euro pro Jahr.
Die Besteuerung endet jedoch nicht bei der KÖSt. Wenn die Gesellschafter beschließen, den nach Steuern verbleibenden Gewinn an sich auszuschütten, fällt auf diese Ausschüttung die Kapitalertragsteuer (KESt) in Höhe von 27,5 % an. Die Gesamtsteuerbelastung einer GmbH (KÖSt + KESt) ist daher oft ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung für oder gegen diese Rechtsform.

Betriebsausgaben richtig geltend machen: So senken Sie Ihre Steuerlast

Einer der wirksamsten Hebel zur Reduzierung Ihrer Steuerbelastung ist die vollständige und korrekte Geltendmachung aller Betriebsausgaben. Der Grundsatz ist einfach: Jede Ausgabe, die durch den Betrieb veranlasst ist, kann den zu versteuernden Gewinn mindern. Das Finanzamt verlangt jedoch eine klare und nachvollziehbare Zuordnung zum Unternehmen. Der oberste Leitsatz lautet daher: „Keine Buchung ohne Beleg!“ Bewahren Sie alle Rechnungen, Quittungen und Verträge sorgfältig und geordnet auf.

Typische Betriebsausgaben im Überblick

Die Liste der potenziellen Betriebsausgaben ist lang und hängt stark von Ihrer Branche ab. Einige klassische Beispiele sind:

• Waren- und Materialeinkauf: Alle Güter, die Sie für die Produktion oder den Handel benötigen.
• Büro- und Mietkosten: Miete für Geschäftsräume, Strom, Heizung, Internet.
• Büromaterial und Fachliteratur: Vom Kugelschreiber bis zum Fachbuch.
• Werbe- und Marketingkosten: Ausgaben für Website, Online-Anzeigen, Flyer, Visitenkarten.
• Personalaufwand: Gehälter und Lohnnebenkosten für Mitarbeiter.
• Steuerberatungskosten: Die Kosten für den Steuerberater sind selbst eine Betriebsausgabe.
• Reisekosten: Hierzu zählen Tagesgelder bei Dienstreisen und das amtliche Kilometergeld (€ 0,42 pro Kilometer) für Fahrten mit dem Privat-PKW, sofern ein lückenloses Fahrtenbuch geführt wird.

Anlagevermögen und Abschreibung (AfA)

Größere Anschaffungen, deren Nutzungsdauer mehr als ein Jahr beträgt (z. B. Computer, Maschinen, Büromöbel), werden nicht sofort zur Gänze als Ausgabe abgesetzt. Stattdessen werden die Anschaffungskosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben. Diesen Vorgang nennt man „Abschreibung für Abnutzung“ (AfA). Für sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) mit Anschaffungskosten von bis zu 1.000 Euro (seit 2023) gibt es eine Vereinfachung: Sie können im Jahr der Anschaffung sofort vollständig abgeschrieben werden.

Wichtige Fristen und Termine im Steuerkalender

Die Einhaltung von Fristen ist im unternehmerischen Alltag von größter Bedeutung. Das Versäumen von Terminen des Finanzamts kann schnell teuer werden, da Säumnis- oder Verspätungszuschläge anfallen. Ein gut organisierter Kalender ist daher unerlässlich. Die meisten Erklärungen und Zahlungen werden heute bequem und sicher über das Online-Portal FinanzOnline abgewickelt. Die Nutzung von FinanzOnline verlängert oft auch die Fristen für die Abgabe von Jahreserklärungen.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die zentralen wiederkehrenden Termine, die jeder Unternehmer in Österreich kennen sollte. Beachten Sie, dass diese Termine die allgemeinen Fristen darstellen. Fällt ein Fälligkeitstag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.

Abgabe / Zahlung	Frist	Bemerkung
Umsatzsteuervoranmeldung (UVA)	15. des zweitfolgenden Monats	Gilt für die Zahllast und die Einreichung. Beispiel: UVA für Mai ist am 15. Juli fällig.
Einkommen-/Körperschaftsteuer-Vorauszahlung	15.02., 15.05., 15.08., 15.11.	Vierteljährliche Zahlungen zur Abdeckung der voraussichtlichen Jahressteuerschuld.
Einkommensteuererklärung (Papierform)	30. April des Folgejahres	Wird nur noch selten genutzt.
Einkommensteuererklärung (via FinanzOnline)	30. Juni des Folgejahres	Die Standardfrist bei elektronischer Übermittlung.
SVS-Beiträge	28.02., 31.05., 31.08., 30.11.	Quartalsweise Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge.

Wenn Sie von einem Steuerberater vertreten werden, verlängern sich die Fristen für die Abgabe der Jahressteuererklärungen in der Regel erheblich, oft bis in den Herbst des Folgejahres oder sogar länger. Dies verschafft Ihnen mehr Zeit für die sorgfältige Aufbereitung Ihrer Unterlagen.

Die Sozialversicherung der Selbständigen (SVS): Mehr als nur eine Abgabe

Ein häufig unterschätzter, aber wesentlicher Kostenblock für jeden Unternehmer in Österreich sind die Beiträge zur Sozialversicherung der Selbständigen (SVS). Formal handelt es sich hierbei nicht um eine Steuer, sondern um Pflichtbeiträge für Ihre soziale Absicherung. Dennoch muss dieser Posten von Beginn an fest in die Finanzplanung integriert werden, da er einen erheblichen Teil des Gewinns ausmachen kann.

Leistungen und Berechnungsgrundlage

Die SVS-Beiträge decken drei Kernbereiche ab: die Krankenversicherung, die Pensionsversicherung und die Unfallversicherung. Sie sichern Ihnen also den Zugang zum Gesundheitssystem, bauen Ihre zukünftige Pension auf und schützen Sie bei Arbeitsunfällen. Die Höhe Ihrer Beiträge wird prozentuell von Ihrer Beitragsgrundlage berechnet. Diese Beitragsgrundlage leitet sich direkt von Ihren Einkünften, also Ihrem steuerlichen Gewinn, ab. Hinzu kommt ein fester Anteil für die Krankenversicherung. Die genauen Prozentsätze werden jährlich angepasst.

Die Tücke der Nachzahlung

Besonders für Neugründer birgt das System eine Herausforderung: In den ersten Jahren werden die Beiträge auf Basis einer vorläufigen Mindestbemessungsgrundlage vorgeschrieben. Sobald dem Finanzamt Ihr tatsächlicher Gewinn durch die Einkommensteuererklärung bekannt ist, erstellt die SVS eine endgültige Berechnung. Liegt Ihr tatsächlicher Gewinn über der vorläufigen Annahme, führt dies zu einer oft unerwartet hohen Nachzahlung. Viele Gründer sind von der Höhe dieser Nachforderung überrascht. Es ist daher essenziell, vom ersten Tag an einen Teil des Gewinns (ca. 25-30 %) explizit für die SVS-Nachzahlung zurückzulegen, um finanzielle Engpässe zu vermeiden. Sie haben auch die Möglichkeit, bei der SVS eine Anpassung der vorläufigen Beiträge nach oben zu beantragen, um die spätere Nachzahlung zu reduzieren.

Wichtige Fragen und Antworten

Was passiert, wenn ich eine Frist beim Finanzamt versäume?

Das Versäumen von Fristen kann unangenehme Folgen haben. Bei verspäteter Abgabe einer Steuererklärung kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag von bis zu 10 % der festgesetzten Abgabe verhängen. Wird eine fällige Steuer nicht rechtzeitig bezahlt, fällt ein Säumniszuschlag an. Wenn Sie gar keine Erklärung abgeben, kann das Finanzamt Ihre Besteuerungsgrundlagen schätzen, was meist zu Ihrem Nachteil ausfällt.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Steuererklärung abgeben?

Ja. Die Kleinunternehmerregelung befreit Sie nur von der Umsatzsteuerpflicht, nicht aber von der Einkommensteuer. Sie müssen eine Einkommensteuererklärung abgeben, wenn Ihr gesamtes Jahreseinkommen (inklusive eventueller anderer Einkünfte) über der Steuerfreigrenze von 12.816 Euro (Wert 2024) liegt. Zudem muss in der Regel eine Umsatzsteuerjahreserklärung (Formular U1) eingereicht werden, auch wenn die Zahllast null beträgt.

Kann ich mein privates Auto für das Unternehmen nutzen und Kosten absetzen?

Ja, das ist eine gängige Praxis. Die einfachste Methode ist die Geltendmachung des amtlichen Kilometergeldes. Derzeit beträgt dieses 0,42 Euro pro betrieblich gefahrenem Kilometer. Damit sind alle Kosten (Treibstoff, Versicherung, AfA, Service) pauschal abgegolten. Voraussetzung ist die Führung eines lückenlosen und nachvollziehbaren Fahrtenbuchs, in dem jede betriebliche Fahrt mit Datum, Ziel, Zweck und Kilometerstand dokumentiert wird.

Was ist der Unterschied zwischen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelter Buchführung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine vereinfachte Gewinnermittlung, bei der nur die tatsächlichen Geldflüsse (Zahlungseingänge und -ausgänge) erfasst werden. Sie ist für die meisten Freiberufler und kleineren Gewerbetreibenden ausreichend. Die doppelte Buchführung (Bilanzierung) ist wesentlich komplexer. Sie erfasst nicht nur Geldflüsse, sondern auch das Vermögen und die Schulden eines Unternehmens. Sie ist für Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH) und für Einzelunternehmen ab bestimmten Umsatzgrenzen gesetzlich vorgeschrieben.

Wann lohnt sich der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?

Ein freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist vor allem in zwei Fällen sinnvoll: Erstens, wenn Sie in der Gründungsphase hohe Investitionen tätigen und somit viel Vorsteuer für Anschaffungen bezahlen. Durch den Verzicht können Sie sich diese Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Zweitens, wenn Ihre Kunden fast ausschließlich andere vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen (B2B) sind. Für diese Kunden ist die von Ihnen ausgewiesene Umsatzsteuer nur ein durchlaufender Posten und stellt keinen echten Kostenfaktor dar.

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