Kennzahlen effektiv nutzen im Controlling österreichischer Unternehmen

Steuerst du dein Unternehmen auf Basis von Daten und Fakten oder verlässt du dich oft auf dein Bauchgefühl? In der heutigen, schnelllebigen Wirtschaftswelt ist ein verlässlicher Kompass unerlässlich. Genau das sind Kennzahlen: Sie verdichten komplexe Informationen zu greifbaren Werten und zeigen dir, wo dein Unternehmen wirklich steht. Richtig eingesetzt, werden sie zum entscheidenden Werkzeug für strategische Entscheidungen und nachhaltigen Erfolg.

In diesem umfassenden Leitfaden erfährst du, wie du Kennzahlen im Controlling deines österreichischen Unternehmens effektiv aufbaust und nutzt. Wir beleuchten die wissenschaftlichen Grundlagen, geben dir praktische Anleitungen an die Hand und zeigen dir, wie du typische Fehler vermeidest. Mach dich bereit, die Steuerung deines Unternehmens auf das nächste Level zu heben.

• Der Kompass für dein Unternehmen: Kennzahlen sind mehr als nur Zahlen. Sie sind unverzichtbare Navigationsinstrumente, die dir helfen, deine Firma präzise durch die Herausforderungen des Marktes zu steuern.
• Ganzheitlichkeit ist der Schlüssel: Verlasse dich nicht nur auf Finanzkennzahlen. Ein ausgewogenes System wie die Balanced Scorecard (BSC) berücksichtigt auch Kunden, Prozesse sowie Mitarbeiter und sorgt für eine nachhaltige Entwicklung.
• Weniger ist oft mehr: Die sorgfältige Auswahl und klare Definition von wenigen, aber aussagekräftigen Key Performance Indicators (KPIs) ist entscheidender als eine unübersichtliche Datensammlung.
• Transparenz schafft Motivation: Durch die Visualisierung in Dashboards und die regelmäßige Kommunikation im Team werden Kennzahlen für alle verständlich. Das fördert das Engagement und die gemeinsame Zielerreichung.
• Österreichische Rahmenbedingungen beachten: Das Unternehmensgesetzbuch (UGB) und steuerliche Besonderheiten in Österreich prägen die Datengrundlage und Interpretation vieler wichtiger Kennzahlen.

Was sind Kennzahlen und warum sind sie im Controlling unverzichtbar?

Stell dir vor, du bist Pilot. Du würdest niemals ohne deine Instrumente im Cockpit abheben. Kennzahlen sind genau das für dein Unternehmen: das Cockpit, das dir Höhe, Geschwindigkeit und Kurs anzeigt. Sie sind verdichtete, quantitative Informationen, die komplexe betriebswirtschaftliche Sachverhalte messbar und beurteilbar machen. Ohne sie fliegst du im Blindflug und triffst Entscheidungen bestenfalls auf Basis von Vermutungen.

Im Controlling erfüllen Kennzahlen drei zentrale Aufgaben:

1. Planung: Sie helfen dir, realistische Ziele zu setzen. Anstatt zu sagen „Wir wollen wachsen“, definierst du ein konkretes Ziel wie „Wir wollen den Umsatz im nächsten Quartal um 10 % steigern“.
2. Steuerung und Kontrolle: Sie zeigen dir Abweichungen vom Plan auf. Wenn dein Umsatz nur um 2 % wächst, kannst du sofort analysieren, woran es liegt, und gegensteuern.
3. Information und Kommunikation: Sie machen Erfolge und Herausforderungen für das gesamte Team sichtbar. Ein Dashboard mit den wichtigsten KPIs informiert alle Beteiligten auf einen Blick.

Man unterscheidet grundsätzlich zwischen absoluten Kennzahlen (z. B. Umsatz in Euro, Anzahl der Mitarbeiter) und relativen Kennzahlen (z. B. Umsatzrentabilität in Prozent, Umsatz pro Mitarbeiter). Relative Kennzahlen sind oft aussagekräftiger, da sie Werte in ein Verhältnis setzen und so bessere Vergleiche ermöglichen. Der effektive Einsatz eines Kennzahlensystems verwandelt dein Controlling von einer reinen Vergangenheitsanalyse zu einem proaktiven Steuerungsinstrument, das die Zukunft deines Unternehmens aktiv gestaltet.

Die häufigsten Fehler bei der Arbeit mit Kennzahlen – und wie du sie vermeidest

Die Einführung von Kennzahlen ist kein Garant für Erfolg. Viele Unternehmen scheitern an typischen Fallstricken, die die Aussagekraft der Zahlen untergraben und im schlimmsten Fall zu falschen Entscheidungen führen. Wenn du diese Fehler kennst, kannst du sie gezielt vermeiden.

Fehler 1: Der KPI-Dschungel

Im Eifer des Gefechts werden oft zu viele Kennzahlen erhoben. Das Ergebnis ist ein unübersichtlicher Daten-Dschungel, in dem niemand mehr den Überblick behält. Die wirklich wichtigen Informationen gehen unter. Merke dir: Qualität vor Quantität. Konzentriere dich auf eine kleine Anzahl von echten Key Performance Indicators (KPIs), die direkt mit deinen strategischen Zielen verknüpft sind. Eine Handvoll relevanter Zahlen ist wertvoller als hundert irrelevante Metriken.

Fehler 2: Fehlende Definition und Kontext

Was genau bedeutet „Kundenzufriedenheit“? Wie wird die „Produktivität“ berechnet? Ohne eine glasklare, für alle verständliche Definition ist eine Kennzahl wertlos. Eine Zahl wie „Umsatzwachstum 5 %“ sagt nichts aus, wenn der Kontext fehlt. Im Vergleich zum Vorjahr? Zum Plan? Zum Branchendurchschnitt in Österreich? Definiere jede Kennzahl präzise (inklusive Berechnungsformel) und setze sie immer in den richtigen Kontext, um Fehlinterpretationen zu vermeiden.

Fehler 3: Der „Kennzahlen-Friedhof“

Dies ist einer der häufigsten und fatalsten Fehler. Daten werden mit großem Aufwand gesammelt, in Reports aufbereitet und dann… passiert nichts. Die Berichte landen in einer Schublade oder einem E-Mail-Ordner – ein sogenannter Kennzahlen-Friedhof entsteht. Kennzahlen sind nur dann nützlich, wenn sie zu Aktionen führen. Kopple jede Kennzahl an einen Prozess. Diskutiere die Ergebnisse regelmäßig im Team und leitet konkrete Maßnahmen ab. Wenn eine Kennzahl nie zu einer Handlung führt, ist sie überflüssig.

Fehler 4: Manipulation und falsche Anreize

Wenn die variablen Gehaltsanteile von Mitarbeitern ausschließlich an eine einzige Kennzahl gekoppelt sind (z. B. Anzahl der Kundenanrufe im Callcenter), besteht die Gefahr der Manipulation. Mitarbeiter könnten versuchen, die Kennzahl zu optimieren, ohne den eigentlichen Sinn dahinter zu erfüllen (z. B. durch viele sehr kurze, sinnlose Anrufe). Setze daher auf ausgewogene Kennzahlensysteme, wie die Balanced Scorecard, die verschiedene Aspekte des Erfolgs beleuchten und so einseitige Optimierungen verhindern.

Schritt für Schritt zum eigenen Kennzahlensystem: Ein praktischer Leitfaden

Ein wirksames Kennzahlensystem zu implementieren, ist kein Hexenwerk. Es ist ein strukturierter Prozess, der auf deiner Unternehmensstrategie aufbaut. Mit den folgenden Schritten kannst du ein System entwickeln, das perfekt zu deinem österreichischen Unternehmen passt.

Schritt 1: Unternehmensziele klar definieren

Alles beginnt mit der Frage: Wo willst du mit deinem Unternehmen hin? Die besten Kennzahlen sind nutzlos, wenn sie nicht auf deine strategischen Ziele einzahlen. Definiere deine Ziele so konkret wie möglich. Anstatt „besserer Kundenservice“, formuliere „Senkung der Kundenbeschwerden um 20 % innerhalb von 12 Monaten“. Erst aus solch klaren Zielen lassen sich sinnvolle Kennzahlen ableiten.

Schritt 2: Die richtigen KPIs auswählen

Leite nun aus jedem Ziel die passenden Key Performance Indicators (KPIs) ab. Ein KPI misst den Fortschritt auf dem Weg zur Zielerreichung. Nutze die SMART-Formel als Prüfstein für deine KPIs. Sie sollten sein:

• Spezifisch: Eindeutig und klar definiert.
• Messbar: Quantifizierbar in Zahlen.
• Attraktiv: Das Team muss das Ziel erreichen wollen.
• Realistisch: Das Ziel muss erreichbar sein.
• Terminiert: Mit einer klaren Frist versehen.

Für das Ziel „Senkung der Kundenbeschwerden“ wäre ein SMARTer KPI die „Anzahl der gemeldeten Beschwerdefälle pro Monat“.

Schritt 3: Datenquellen und Verantwortlichkeiten festlegen

Woher kommen die Daten für deine KPIs? Definiere für jede Kennzahl die exakte Datenquelle (z. B. Buchhaltungssoftware wie BMD oder RZL, ERP-System, Google Analytics). Kläre auch, wer im Unternehmen für die Erhebung, Aufbereitung und Qualität der Daten verantwortlich ist. Klare Zuständigkeiten verhindern Chaos und sichern die Verlässlichkeit deiner Zahlen.

Schritt 4: Schwellenwerte und Ziele definieren

Eine Kennzahl allein ist nur eine Zahl. Sie benötigt Ziel- und Schwellenwerte, um sie bewerten zu können. Ein Ampelsystem ist hier sehr intuitiv:

• Grün: Ziel erreicht oder übertroffen. Alles in Ordnung.
• Gelb: Ziel knapp verfehlt. Beobachten und analysieren.
• Rot: Ziel deutlich verfehlt. Sofortiger Handlungsbedarf.

So siehst du auf einen Blick, wo es brennt und wo du deine Energie investieren musst.

Schritt 5: Regelmäßiges Reporting und Analyse

Integriere die Kennzahlen fest in deinen Arbeitsalltag. Etabliere einen fixen Rhythmus für das Reporting (z. B. wöchentlich für operative, monatlich für taktische und quartalsweise für strategische KPIs). Besprich die Ergebnisse in Regelmeetings. Fokussiere dich dabei nicht auf die Schuldfrage („Wer ist schuld am schlechten Wert?“), sondern auf die Lösungsfindung („Was können wir gemeinsam tun, um den Wert zu verbessern?“).

Die Balanced Scorecard (BSC): Ein ganzheitlicher Ansatz für österreichische Unternehmen

Einer der größten Fehler im Controlling ist die alleinige Fokussierung auf Finanzkennzahlen wie Umsatz und Gewinn. Sie blicken nur in den Rückspiegel und zeigen das Ergebnis von gestern. Um die Leistung von morgen zu sichern, brauchst du einen ganzheitlichen Blick. Genau hier setzt das wissenschaftlich fundierte Konzept der Balanced Scorecard (BSC) von Kaplan und Norton an. Es ist ein Managementsystem, das deine Vision und Strategie in ein ausgewogenes Set von Kennzahlen übersetzt.

Die BSC betrachtet dein Unternehmen aus vier miteinander verknüpften Perspektiven und stellt sicher, dass du keine wichtige Dimension deines Erfolgs übersiehst.

Die vier Perspektiven der BSC

• Finanzperspektive: Wie sehen uns unsere Kapitalgeber? Hier stehen klassische Finanzkennzahlen im Fokus (z. B. Umsatzrentabilität, Eigenkapitalquote, Cashflow). Sie zeigen, ob sich deine Strategie auch wirtschaftlich auszahlt.
• Kundenperspektive: Wie nehmen uns unsere Kunden wahr? Diese Perspektive misst den Erfolg am Markt (z. B. Kundenzufriedenheit, Marktanteil, Wiederkaufrate). Denn zufriedene Kunden sind die Basis für zukünftige finanzielle Erfolge.
• Interne Prozessperspektive: In welchen Prozessen müssen wir exzellent sein? Hier optimierst du deine internen Abläufe, um die Erwartungen von Kunden und Kapitalgebern zu erfüllen (z. B. Durchlaufzeit, Ausschussquote, Innovationsrate).
• Lern- und Entwicklungsperspektive: Wie sichern wir unsere Zukunftsfähigkeit? Diese Perspektive fokussiert auf die Grundlagen für zukünftiges Wachstum: deine Mitarbeiter und deine Infrastruktur (z. B. Mitarbeiterzufriedenheit, Weiterbildungsstunden, Fluktuationsrate).

Das Geniale an der BSC sind die Ursache-Wirkungs-Ketten zwischen den Perspektiven. Beispiel: Investitionen in die Weiterbildung deiner Mitarbeiter (Lernperspektive) führen zu effizienteren Abläufen (Prozessperspektive). Das wiederum steigert die Kundenzufriedenheit durch bessere Produkte oder schnelleren Service (Kundenperspektive), was sich schlussendlich in höheren Gewinnen niederschlägt (Finanzperspektive). Die BSC hilft dir, nicht nur zu messen, sondern auch zu verstehen, wie dein Unternehmenserfolg entsteht.

Wichtige Kennzahlen für verschiedene Unternehmensbereiche in Österreich

Die Auswahl der richtigen Kennzahlen hängt stark von deiner Branche und deinen spezifischen Unternehmenszielen ab. Dennoch gibt es bewährte Standardkennzahlen für die Kernbereiche eines jeden Unternehmens. Die folgende Übersicht gibt dir eine praxisnahe Orientierung. Die finanzwirtschaftlichen Kennzahlen basieren dabei auf der in Österreich üblichen Rechnungslegung nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB).

Finanzcontrolling

Das Herzstück des Controllings. Diese Kennzahlen zeigen die finanzielle Stabilität und Profitabilität deines Unternehmens.

• Eigenkapitalquote: (Eigenkapital / Gesamtkapital) * 100. Zeigt die finanzielle Stabilität und Unabhängigkeit. In Österreich gilt eine Quote über 30 % als sehr gut.
• Umsatzrentabilität (ROS): (Gewinn vor Zinsen und Steuern (EBIT) / Umsatz) * 100. Misst die Profitabilität deines Kerngeschäfts.
• Operativer Cashflow: Zeigt die Fähigkeit, aus dem laufenden Geschäft liquide Mittel zu erwirtschaften. Entscheidend für die Zahlungsfähigkeit.

Vertrieb und Marketing

Hier misst du die Effektivität deiner Marktaktivitäten und die Stärke deiner Kundenbeziehungen.

• Customer Lifetime Value (CLV): Der durchschnittliche Deckungsbeitrag, den ein Kunde während seiner gesamten „Lebenszeit“ bei dir erwirtschaftet.
• Customer Acquisition Cost (CAC): Die Kosten, die du aufwenden musst, um einen neuen Kunden zu gewinnen.
• Conversion Rate: Der Prozentsatz der Besucher (z. B. auf deiner Webseite), die eine gewünschte Handlung ausführen (z. B. einen Kauf tätigen).

Personal (HR)

Deine Mitarbeiter sind dein wertvollstes Kapital. Diese Kennzahlen helfen dir, das Arbeitsumfeld und die Personalentwicklung zu steuern.

• Fluktuationsrate: (Anzahl der Austritte / Durchschnittlicher Personalstand) * 100. Eine hohe Rate kann auf Unzufriedenheit oder Führungsprobleme hindeuten.
• Krankenstandstage pro Mitarbeiter: Gibt Hinweise auf die Arbeitsbelastung und die Gesundheit im Unternehmen.
• Umsatz pro Mitarbeiter: Eine zentrale Kennzahl für die Produktivität.

Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel, wie ein fiktives österreichisches IT-Dienstleistungsunternehmen seine KPIs mithilfe der Balanced Scorecard strukturieren könnte:

BSC-Perspektive	Kennzahl (KPI)	Berechnung / Definition	Zielwert
Finanzen	Umsatzrentabilität (ROS)	EBIT / Umsatz	> 15 %
Kunden	Net Promoter Score (NPS)	% Promotoren – % Detraktoren	> 50
Interne Prozesse	Projekt-Abschlussquote (in time & budget)	Anzahl der Projekte im Zeit- & Budgetrahmen / Gesamtprojekte	90 %
Lernen & Entwicklung	Weiterbildungstage pro Mitarbeiter	Gesamte Weiterbildungstage / Anzahl Mitarbeiter	5 Tage / Jahr

Kennzahlen visualisieren und kommunizieren: Vom Daten-Wirrwarr zur klaren Botschaft

Die besten Kennzahlen sind nutzlos, wenn sie niemand versteht oder beachtet. Der Schlüssel zur Akzeptanz und Nutzung liegt in der verständlichen Aufbereitung und der aktiven Kommunikation. Dein Ziel muss es sein, aus rohen Daten eine klare Geschichte zu formen, die zum Handeln anregt.

Die Macht der Visualisierung

Das menschliche Gehirn verarbeitet visuelle Informationen 60.000 Mal schneller als reinen Text. Nutze das! Anstatt endloser Zahlentabellen, setze auf grafische Darstellungen in einem Dashboard. Ein Dashboard ist eine visuelle Aufbereitung der wichtigsten KPIs auf einer einzigen Seite – dein Management-Cockpit.

• Liniendiagramme eignen sich perfekt, um Entwicklungen über die Zeit darzustellen (z. B. Umsatzentwicklung der letzten 12 Monate).
• Balken- oder Säulendiagramme sind ideal für Vergleiche (z. B. Umsatz pro Produktkategorie).
• Tachometer- oder Ampelgrafiken zeigen auf einen Blick den Grad der Zielerreichung.

Moderne Business-Intelligence (BI)-Tools oder auch ein gut aufgebautes Excel-Sheet können dir dabei helfen, solche Dashboards zu erstellen.

Das richtige Reporting-Format

Nicht jeder im Unternehmen braucht die gleiche Detailtiefe. Passe deine Berichte an die jeweilige Zielgruppe an.

• Die Geschäftsführung benötigt ein strategisches Dashboard mit den Top-Level-KPIs (z. B. aus der Balanced Scorecard), um das große Ganze im Blick zu haben.
• Ein Abteilungsleiter braucht operative Kennzahlen für seinen Bereich (z. B. die Produktionsauslastung oder die Conversion Rate der aktuellen Marketingkampagne).
• Das Team profitiert von einfachen, direkten Visualisierungen ihrer Leistung, die oft sogar in Echtzeit aktualisiert werden können (z. B. auf einem Bildschirm in der Produktionshalle oder im Vertriebsbüro).

Die Kunst der Kommunikation

Ein Report per E-Mail zu versenden, ist keine Kommunikation. Kennzahlen müssen besprochen werden. Integriere die Analyse der KPIs als festen Tagesordnungspunkt in deine Team-Meetings. Erzähle die Geschichte hinter den Zahlen: Was ist gut gelaufen und warum? Wo gibt es Probleme und was sind unsere Ideen, um diese zu lösen? Wenn du dein Team in diesen Prozess einbeziehst, schaffst du Transparenz, förderst das Verständnis für die Unternehmensziele und machst Kennzahlen zu einem Werkzeug der gemeinsamen Verbesserung statt der individuellen Kontrolle.

Spezifische Aspekte für das Controlling in Österreich

Obwohl die Grundprinzipien des Controllings international gelten, gibt es in Österreich einige spezifische Rahmenbedingungen, die du bei der Arbeit mit Kennzahlen berücksichtigen solltest. Diese zu kennen, hilft dir, deine Daten korrekt zu interpretieren und dein System optimal aufzusetzen.

Rechtliche und steuerliche Rahmenbedingungen

Die primäre Quelle für viele Finanzkennzahlen ist der Jahresabschluss. In Österreich wird dieser nach den Vorschriften des Unternehmensgesetzbuches (UGB) erstellt. Das UGB legt beispielsweise Bewertungsregeln für Vermögensgegenstände und Schulden fest, die einen direkten Einfluss auf Kennzahlen wie die Eigenkapitalquote oder den Verschuldungsgrad haben. Im Gegensatz zu internationalen Standards (wie IFRS) steht im UGB oft das Vorsichtsprinzip im Vordergrund, was tendenziell zu stillen Reserven führen kann. Auch die Bundesabgabenordnung (BAO) und die Steuergesetze beeinflussen, wie bestimmte Geschäftsvorfälle bilanziell abgebildet werden. Dieses Wissen ist wichtig, um die Aussagekraft deiner Finanzkennzahlen richtig einzuschätzen.

Fördermöglichkeiten und Berichtspflichten

Österreich bietet eine breite Palette an Unternehmensförderungen, etwa durch die Austria Wirtschaftsservice GmbH (aws) oder die Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft (FFG). Bei der Beantragung und während der Laufzeit solcher Förderungen ist oft ein detailliertes Reporting auf Basis spezifischer Kennzahlen erforderlich. Wenn du Förderungen in Anspruch nimmst, musst du sicherstellen, dass dein Controllingsystem in der Lage ist, diese geforderten KPIs (z. B. zu Forschung & Entwicklung, Exportquoten oder geschaffenen Arbeitsplätzen) verlässlich zu liefern.

Kulturelle Aspekte und die Rolle der Sozialpartnerschaft

Die österreichische Wirtschaft ist stark von der Sozialpartnerschaft geprägt. Der Betriebsrat hat in vielen Unternehmen eine wichtige Funktion und weitreichende Mitwirkungsrechte. Dies hat auch Auswirkungen auf das Controlling. Insbesondere mitarbeiterbezogene Kennzahlen (z. B. zur Leistungsbeurteilung, Arbeitsbelastung oder Fluktuation) müssen oft transparent kommuniziert und teilweise sogar mit dem Betriebsrat abgestimmt werden. Eine offene Kommunikationskultur und die Einbeziehung der Mitarbeitervertretung bei der Gestaltung von Kennzahlensystemen, vor allem wenn diese an Anreizsysteme gekoppelt sind, ist in Österreich oft ein Schlüssel zum Erfolg und zur Akzeptanz im Team.

Die Zukunft des Controllings: Predictive Analytics und KI

Das Controlling befindet sich in einem rasanten Wandel. Die klassische, vergangenheitsorientierte Analyse reicht nicht mehr aus. Die Zukunft liegt darin, den Blick nach vorne zu richten und aus Daten nicht nur zu lernen, was war, sondern auch vorherzusagen, was sein wird. Zwei technologische Treiber stehen hier im Mittelpunkt: Predictive Analytics und Künstliche Intelligenz (KI).

Vom Rückspiegel zur Kristallkugel: Predictive Analytics

Traditionelles Reporting beantwortet die Fragen „Was ist passiert?“ (deskriptive Analyse) und „Warum ist es passiert?“ (diagnostische Analyse). Predictive Analytics geht zwei entscheidende Schritte weiter. Es nutzt historische Daten, statistische Algorithmen und maschinelles Lernen, um die Frage „Was wird passieren?“ zu beantworten.

• Im Vertrieb kann so die zukünftige Nachfrage nach Produkten prognostiziert werden, was die Lagerhaltung optimiert.
• Im Finanzbereich lässt sich die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsausfällen bei Kunden vorhersagen.
• Im Personalwesen kann die Kündigungswahrscheinlichkeit von wichtigen Mitarbeitern frühzeitig erkannt werden.

Die Prognosen von österreichischen Wirtschaftsforschungsinstituten wie WIFO oder IHS können dabei als externe Faktoren in die Modelle einfließen. Das Ziel ist es, proaktiv handeln zu können, anstatt nur auf Ereignisse zu reagieren.

Künstliche Intelligenz (KI) als smarter Assistent

Künstliche Intelligenz automatisiert und beschleunigt viele Routineaufgaben im Controlling. KI-Systeme können riesige Datenmengen in Echtzeit analysieren, Muster und Anomalien erkennen, die einem Menschen verborgen bleiben würden, und sogar automatisch Berichte und Handlungsempfehlungen erstellen.
Dies verändert die Rolle des Controllers fundamental. Anstatt Stunden mit der manuellen Datensammlung und -aufbereitung in Excel zu verbringen, kann sich der Controller auf strategische Aufgaben konzentrieren: die Interpretation der Ergebnisse, die Beratung des Managements und die Gestaltung der Unternehmenszukunft. Der Controller entwickelt sich vom reinen „Zahlenknecht“ zum strategischen Business Partner. Auch für kleinere österreichische Unternehmen werden solche Technologien zunehmend zugänglich und erschwinglich, was völlig neue Möglichkeiten für eine datengestützte Steuerung eröffnet.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Kennzahlen braucht mein Unternehmen?

Hier gilt der Grundsatz: Weniger ist mehr. Konzentriere dich auf 5 bis 10 strategische Key Performance Indicators (KPIs), die wirklich den Kern deines Geschäftserfolgs messen. Zu viele Kennzahlen führen zu Verwirrung und Aktionismus. Jede Kennzahl sollte direkt mit einem deiner obersten Unternehmensziele verknüpft sein.

Woher bekomme ich die Daten für meine Kennzahlen?

Die Daten stammen aus den Systemen, die du bereits im Einsatz hast. Die wichtigsten Quellen sind deine Buchhaltungssoftware (z. B. für Finanzkennzahlen), dein ERP-System (für Produktions- und Lagerkennzahlen), dein CRM-System (für Vertriebs- und Kundenkennzahlen) sowie Web-Analyse-Tools für dein Online-Marketing. Entscheidend ist eine hohe Datenqualität und eine klare Definition der Datenquellen.

Was ist der Unterschied zwischen KPIs und Metriken?

Eine Metrik ist eine beliebige Messgröße (z. B. die Anzahl der Besucher auf deiner Website). Ein Key Performance Indicator (KPI) ist eine spezifische Metrik, die direkt an ein wichtiges Unternehmensziel gekoppelt ist und dessen Erreichung misst (z. B. die Conversion Rate, also der Anteil der Website-Besucher, die zu Kunden werden). Vereinfacht gesagt: Alle KPIs sind Metriken, aber nicht alle Metriken sind KPIs.

Muss ich eine teure Software für Kennzahlen-Dashboards kaufen?

Nein, nicht unbedingt für den Anfang. Für kleine und mittlere Unternehmen in Österreich kann ein gut strukturiertes Excel-Sheet oft schon ausreichen, um die wichtigsten Kennzahlen zu tracken und zu visualisieren. Wenn dein Unternehmen und deine Datenmengen wachsen, bieten spezialisierte Business Intelligence (BI)-Tools jedoch deutliche Vorteile bei der Automatisierung, Analyse und interaktiven Darstellung.

Wie überzeuge ich mein Team von der Wichtigkeit von Kennzahlen?

Indem du Kennzahlen nicht als Kontrollinstrument, sondern als Hilfsmittel zur gemeinsamen Verbesserung positionierst. Beziehe dein Team in die Auswahl der für sie relevanten Kennzahlen mit ein. Erkläre das „Warum“ hinter jeder Zahl, visualisiere die Ergebnisse verständlich und feiere erreichte Ziele gemeinsam. Wenn das Team sieht, dass Kennzahlen helfen, die eigene Arbeit erfolgreicher zu machen, steigt die Akzeptanz enorm.

Image by: Lukas
https://www.pexels.com/@goumbik